Solución de IA
Lectura automática de facturas de proveedor
Las facturas dejan de teclearse manualmente geracias a la IA.
Llegan por correo, se leen solas y entran en tu sistema de gestión listas para aprobar. Nadie transcribe importes y nadie se equivoca copiando un número.
Cómo funciona
Cómo funciona la lectura automática de facturas con IA
Hoy alguien abre el correo, descarga el PDF, lo mira, teclea los datos en el sistema y lo archiva. Cuatro pasos manuales que se repiten decenas de veces al día y en los que siempre acaba colándose un error.
Esto hace exactamente lo mismo, en el mismo orden, sin intervención.
El documento llega por correo
El documento entra por correo y se guarda solo en la carpeta que le corresponde. También vale si llega por un portal de proveedor o si se captura con una foto desde el móvil.
Se clasifica por tipo y proveedor
Se identifica de quién viene y de qué tipo de documento se trata: factura, abono, albarán o contrato. Cada uno sigue su camino y acaba archivado donde corresponde.
Se leen y extraen los datos
Se extraen los datos que importan: número, fecha, proveedor, base imponible, impuestos y total. Y las líneas de detalle, si las necesitas. Cuando algo no cuadra, avisa en lugar de inventarse el dato.
Se registra en tu ERP
El dato entra en tu sistema de gestión, listo para revisar y aprobar. La persona que antes tecleaba ahora solo valida, que es donde de verdad aporta.
Deja de perder horas tecleando facturas
Qué incluye la automatización de facturas con IA
Todo lo necesario para que el circuito funcione de principio a fin, desde la recepción del documento hasta el asiento revisado.
Recepción multicanal
Por correo, desde una carpeta compartida, desde un portal de proveedor o con una foto hecha en almacén.
Clasificación automática
Factura, abono, albarán o contrato. Cada tipo sigue su circuito y su archivo.
Extracción de datos
Número, fecha, proveedor, base, impuestos y total. Y el detalle de líneas si hace falta.
Validación contra el pedido
Se comprueba que lo facturado coincide con lo pedido y con lo recibido antes de dar entrada.
Aviso cuando algo no cuadra
Si falta un dato o el importe no encaja, se para y avisa a quien corresponde. Nunca se inventa el valor.
Registro en tu sistema
El asiento o el documento queda creado en tu ERP, pendiente de revisar y aprobar.
Archivado documental
Cada documento acaba en su carpeta, con su estructura y localizable en un segundo.
Seguimiento de lo procesado
Cuántos documentos entran, cuántos pasan solos y cuántos requieren revisión.
Puesta en marcha y formación
Configuración con tus proveedores reales y formación al equipo que lo va a usar.
Integración con tu ERP, tu correo y tu gestor documental
Tu correo y tus carpetas. La bandeja donde ya te llegan los documentos, sin cambiar la forma de trabajar de tus proveedores. También carpetas compartidas y almacenamiento en la nube.
Preguntas frecuentes sobre la lectura de facturas con IA
¿Funciona con cualquier formato de factura?
Sí. No hace falta que los proveedores usen una plantilla concreta ni que cambien nada. Se adapta a los documentos que ya recibes, incluidos los escaneados.
¿Y si se equivoca en un dato?
Cuando algo no encaja, se detiene y avisa en lugar de dar un valor por bueno. La aprobación sigue siendo de una persona: lo que desaparece es el tecleo.
¿Tengo que cambiar de ERP?
No. Se conecta con el que ya tienes. Si no dispone de vía de entrada automática, se estudia la alternativa antes de presupuestar nada.
¿Cuánto se tarda en ponerlo en marcha?
Depende del volumen y de cuántos proveedores distintos haya, pero lo habitual es tenerlo funcionando en unas pocas semanas.
¿Esto sustituye a la persona que lo hace hoy?
No. Deja de teclear y pasa a revisar y aprobar, que es donde su criterio vale. Lo que se elimina es la parte mecánica y el error de transcripción.
¿Dónde acaban mis documentos?
Dentro de tu propio entorno, con tus permisos. No salen de la organización ni se utilizan para nada más.