Solución de IA
Digitalización de documentación de personal
El expediente de cada persona, completo y al día.
Contratos, anexos, partes, certificados y formaciones se leen, se asocian a su empleado y se archivan en su expediente. Y avisan antes de caducar.
Cómo funciona
Cómo funciona la digitalización de documentación de personal
Hoy la documentación de personal está repartida entre el correo, una carpeta de red y un archivador. Cuando hace falta un documento concreto, aparece media hora después o no aparece.
Aquí cada documento se coloca solo en el expediente de quien corresponde.
Llega el documento
Por correo, desde una carpeta compartida o escaneado. No hay que renombrarlo ni guardarlo en ningún sitio concreto.
Se identifica a la persona
Se reconoce de qué empleado es el documento, aunque el nombre del fichero no diga nada.
Se clasifica el tipo
Contrato, anexo, nómina, certificado, reconocimiento médico o formación. Cada tipo tiene su sitio y sus reglas.
Se archiva en su expediente
Con la estructura de carpetas que ya usáis. Y si el documento caduca, queda anotada la fecha para avisar a tiempo.
¿Qué tardas en encontrar el contrato que buscas?
Qué incluye la gestión documental de personal con IA
El expediente completo de cada persona, sin que nadie lo mantenga a mano.
Lectura de contratos y anexos
Fechas, categoría, jornada y condiciones, según lo que necesites registrar.
Identificación del empleado
Reconoce de quién es el documento aunque el fichero se llame escaneo047.pdf.
Archivado en el expediente
Con tu estructura de carpetas, no con una nueva que haya que aprenderse.
Control de vencimientos
Reconocimientos médicos, formaciones obligatorias, certificados y contratos temporales.
Avisos antes de que caduque
Con la antelación que decidas, a quien tenga que renovarlo.
Permisos por rol
Cada persona ve solo lo que le corresponde. La documentación de personal es privada.
Estado del expediente
Qué falta en cada expediente y qué está a punto de caducar, de un vistazo.
Altas más rápidas
El alta de una persona deja de ser una carpeta a medias durante semanas.
Puesta en marcha y formación
Configuración con tus tipos de documento y formación al equipo de personal.
Con qué sistemas se conecta la gestión documental de personal
Tu correo y tus carpetas. Por donde ya te llega hoy la documentación, sin cambiar la forma de trabajar de nadie.
Preguntas frecuentes sobre la documentación de personal con IA
¿Esto cumple con protección de datos?
La documentación se queda en tu propio entorno y con tus permisos. Quién ve qué lo decides tú, y queda registrado cada acceso.
¿Reconoce a la persona si el fichero no lleva su nombre?
Sí. Se identifica por el contenido del documento, no por cómo se llame el archivo.
¿Avisa de los reconocimientos médicos y las formaciones?
Sí, con la antelación que decidas y a quien corresponda. Es uno de los motivos por los que más se contrata.
¿Sirve para expedientes antiguos?
Sí. Se puede procesar todo lo que ya tienes acumulado, además de lo que vaya llegando.
¿Sustituye a mi programa de nóminas?
No. Trabaja con él: aquí lo que se ordena es la documentación, no el cálculo.
¿Quién puede consultar un expediente?
Solo quien tú autorices. Los permisos se configuran por rol y se pueden cambiar en cualquier momento.