Solución de IA
Cotejo automático de albaranes con el pedido
Lo que no ha llegado, se sabe el mismo día.
Cada albarán que entra se compara automáticamente con su pedido, línea a línea. Si falta material o llega de más, salta antes de dar la entrada en almacén.
Cómo funciona
Cómo funciona el cotejo de albaranes con IA
Habitualmente la comprobación se hace a ojo, con el albarán en la mano y el pedido en la pantalla. Y muchas veces ni siquiera se hace: se da la entrada y ya se verá cuando llegue la factura o cuando falte material en producción.
Aquí la comparación es automática y ocurre en el instante en el que se recibe el albarán.
El albarán entra en el sistema
Por correo, si el proveedor lo envía, o con una foto hecha en el propio muelle con el móvil. En los dos casos el documento queda registrado en el momento.
Se localiza el pedido asociado
Se busca el pedido de compra que corresponde, por la referencia del documento o por el proveedor y las fechas. Si hay varios candidatos, propone el más probable y lo dice.
Se comparan las líneas una a una
Artículo por artículo y cantidad por cantidad. Lo que coincide se marca conforme y lo que no cuadra se señala con la diferencia exacta, sin que nadie tenga que sumar nada.
Se da la entrada y se avisa
La entrada queda registrada en tu sistema con lo realmente recibido. Si hay diferencia, se marca como entrada parcial y se avisa a compras el mismo día.
¿Cuánto te cuesta lo que no reclamas a tiempo?
Qué incluye el cotejo de albaranes con IA
Todo el circuito de recepción, desde que el material entra por la puerta hasta que la diferencia está reclamada.
Entrada por correo o por móvil
El albarán se registra lo envíe el proveedor o lo fotografíe tu gente en el muelle.
Búsqueda del pedido
Localiza el pedido de compra aunque el proveedor no ponga la referencia en el albarán.
Comparación línea a línea
Artículo, cantidad y unidad de medida. Reconoce la referencia aunque el proveedor la escriba distinta.
Detección de diferencias
Faltas, excesos, artículos que no estaban en el pedido y entregas duplicadas.
Aviso automático a compras
Quien tiene que reclamar se entera el mismo día, no cuando llega la factura.
Entrada registrada en tu ERP
Con lo realmente recibido, marcada como completa o parcial según corresponda.
Archivo del documento
El albarán queda guardado junto a su pedido y su entrada, localizable en un segundo.
Histórico de incidencias
Qué proveedor falla, en qué artículos y con qué frecuencia. Munición para negociar.
Puesta en marcha y formación
Configuración con tus proveedores y tus referencias reales, y formación a almacén.
Integración con tu ERP, tu correo y el móvil del almacén
Preguntas frecuentes sobre el cotejo de albaranes con IA
¿Y si el proveedor no pone la referencia del pedido?
Se busca por proveedor, fechas y artículos. Cuando hay varios pedidos posibles, propone el más probable y deja que la persona confirme, en lugar de elegir a ciegas.
¿Reconoce las referencias si el proveedor las escribe distinto?
Sí. Es lo habitual y es justo la parte que a una persona le cuesta más tiempo. Se aprende la equivalencia entre tu referencia y la suya.
¿Sirve si el albarán llega en papel?
Sí. Se captura con una foto desde el móvil en el propio muelle y el circuito es el mismo. No hace falta escanearlo después en la oficina.
¿Bloquea la entrada si hay diferencia?
Eso lo decides tú. Lo normal es registrar la entrada con lo realmente recibido y marcarla como parcial, para que el almacén no se pare y compras pueda reclamar.
¿Qué pasa con las entregas parciales previstas?
Se reconocen como tales. El pedido queda abierto con lo pendiente y el siguiente albarán se compara contra el resto.
¿Puedo ver qué proveedores fallan más?
Sí. Queda el histórico de diferencias por proveedor y por artículo, que es un buen argumento cuando toca renegociar.