Solución de IA
Automatización de documentos y flujos
Lo que entra por cualquier canal acaba registrado.
Correo, WhatsApp, una foto en el muelle, un portal o tu tienda online. Se interpreta si hace falta, se valida contra tus datos y se registra en tu sistema de gestión como documento real.
Cómo funciona
Cómo funciona la automatización de documentos con IA
Cada empresa recibe el trabajo por donde puede: un proveedor manda la factura en PDF, un cliente pide por WhatsApp, el almacén recibe un albarán en papel y la tienda online genera pedidos aparte. Todo acaba en la misma mesa y alguien lo teclea.
Aquí cada canal entra en el mismo circuito y sale por el mismo sitio.
Entra por donde entra hoy
Sin pedirle a tus proveedores ni a tus clientes que cambien nada. Correo, mensajería, una foto, un portal o un fichero de un tercero.
Se interpreta lo que haga falta
Cuando el documento viene en PDF, escaneado o fotografiado, se lee y se extraen los datos. Y cuando el dato ya llega ordenado, ni siquiera hace falta interpretarlo: entra directo.
Se valida contra tus datos
Que el emisor exista y esté aprobado, que los artículos se identifiquen, que los importes cuadren. Cada dato lleva su nivel de confianza y lo dudoso se pregunta en lugar de registrarse.
Se registra en tu sistema
Como documento real: un pedido, un albarán, una factura o un asiento. Con su archivo, su trazabilidad y el aviso a quien corresponda.
¿Cuánto tiempo pierdes en teclear lo que está escrito?
Qué incluye la automatización de documentos
No es un paquete cerrado: es el circuito que cada empresa necesita, montado sobre la misma base.
Entrada multicanal
Correo, mensajería, foto desde el móvil, portal, tienda online o ficheros de terceros.
Lectura de cualquier formato
Sin plantillas por proveedor y sin decirle dónde está cada campo. También con documentos escaneados.
Extracción de cabecera y líneas
No solo los totales: también el detalle, cuando el caso lo necesita.
Validación con nivel de confianza
Cada campo lleva su grado de certeza y hay un umbral por debajo del cual se pregunta.
Control de excepciones
Emisor no aprobado, artículo sin identificar o importe fuera de tolerancia se paran y avisan.
Registro en tu sistema
Pedido, albarán, factura o asiento, con actualización de stock cuando corresponde.
Trazabilidad entre documentos
Enlazar la factura con su albarán y el albarán con su pedido, si te interesa.
Seguimiento
Cuántos documentos entran, cuántos pasan solos y cuántos requieren revisión.
Puesta en marcha
Se configura con tus proveedores, tus artículos y tus reglas reales, no con un ejemplo.
Con qué sistemas se conecta la automatización de documentos
Preguntas frecuentes sobre la automatización de documentos
¿Hay que empezar por todo el circuito?
No, y no lo recomendamos. Lo normal es empezar por un solo flujo, muchas veces solo de compras, y ampliar cuando funciona.
¿Funciona con cualquier formato de proveedor?
Sí. No hace falta configurar una plantilla por cada uno ni pedirles que cambien nada.
¿Qué pasa si un dato no está claro?
Se pide confirmación en lugar de registrarlo. La persona pasa de teclear a decidir sobre excepciones.
¿Y si el dato ya me llega ordenado?
Entonces no hace falta interpretar nada y es todavía más barato: solo hay que integrarlo con tu sistema.
¿Sirve para pedidos que llegan por mensajería?
Sí, incluidos los que vienen como texto suelto, foto o audio. Es uno de los casos más habituales.
¿Sustituye a la persona que lo hace hoy?
No. Deja de teclear y pasa a revisar lo que no cuadra, que es donde su criterio vale algo.