Solución de IA
Archivado automático de documentación
Encontrar un documento deja de ser una expedición.
Cada documento que entra acaba en su carpeta, con el nombre que toca y la estructura que ya usáis. Sin que nadie lo mueva, lo renombre ni se acuerde de guardarlo.
Cómo funciona
Cómo funciona el archivado automático con IA
Los documentos se guardan cuando alguien se acuerda, con el nombre que le sale en ese momento y en la carpeta que le parece. Meses después, encontrarlos depende de quién lo guardó.
Aquí el archivado deja de depender de la memoria de nadie.
Llega el documento
Por correo, desde una carpeta de entrada o escaneado. Da igual cómo se llame el fichero ni de dónde venga.
Se identifica qué es
De qué tipo de documento se trata y a quién pertenece: a un proveedor, a un cliente, a un expediente o a un lote.
Se nombra con tu criterio
Con la nomenclatura que ya tenéis definida. La misma para todos, que es lo que hoy no ocurre.
Se archiva donde toca
En la carpeta correspondiente de vuestra estructura. Si falta la carpeta, se crea siguiendo la misma lógica.
¿Cuánto tardas en encontrar un documento de hace dos años?
Qué incluye el archivado documental con IA
Lo aburrido que nadie quiere hacer y que, si no se hace, cuesta horas más adelante.
Identificación del tipo
Factura, albarán, contrato, certificado o informe. Por el contenido, no por el nombre del fichero.
Tu estructura de carpetas
La que ya usáis. No hay que migrar nada ni aprenderse una nueva.
Nomenclatura uniforme
El mismo criterio de nombrado para todos los documentos y todas las personas.
Detección de duplicados
Para no acabar con el mismo documento tres veces con tres nombres distintos.
Búsqueda por contenido
Encontrar un documento por lo que pone dentro, no solo por cómo se llama.
Permisos heredados
Cada carpeta mantiene los permisos que ya tiene configurados.
Aviso si no sabe dónde va
Si un documento no encaja en ninguna regla, lo deja aparte y lo avisa, en vez de inventárselo.
Trazabilidad
Qué se archivó, cuándo y desde dónde llegó.
Puesta en marcha
Configuración con vuestra estructura y vuestras reglas de nombrado reales.
Con qué sistemas se conecta el archivado automático
Preguntas frecuentes sobre el archivado documental con IA
¿Tengo que cambiar mi estructura de carpetas?
No. Se trabaja con la que ya tenéis. Lo que se unifica es el criterio con el que se guarda.
¿Y los documentos antiguos?
Se pueden procesar también, aunque suele ser un proyecto aparte del día a día.
¿Qué pasa con un documento que no encaja en ninguna regla?
Queda apartado y avisa. Nunca se archiva a la fuerza en un sitio que no le corresponde.
¿Respeta los permisos de cada carpeta?
Sí. Se heredan los que ya tenéis configurados, sin tocar nada.
¿Puedo buscar por lo que pone dentro del documento?
Sí, y esa suele ser la diferencia real respecto a como se busca hoy.
¿Vale con documentos escaneados?
Sí, incluidos los que llegan como imagen sin texto.