Solución de IA
Actas y documentos de proyecto automáticos
Lo que se habla queda escrito.
El acta sale de la propia reunión, con los acuerdos, los responsables y las fechas. Y los documentos de alcance se redactan a partir de las notas de la llamada de análisis.
Cómo funciona
Cómo funcionan las actas automáticas con IA
El acta es lo primero que se cae cuando hay prisa. Se hace la reunión, se acuerdan cosas y nadie las escribe. Dos semanas después, cada uno recuerda una versión distinta.
Aquí el acta sale sola de la propia conversación.
Se graba o se transcribe la reunión
Con la herramienta que ya uséis. No hace falta cambiar de sistema de videollamada ni grabar de otra manera.
Se extraen los acuerdos
Qué se decidió, quién se encarga y para cuándo. Separando lo acordado de lo que solo se comentó, que es donde está la diferencia.
Se redacta el documento
Con vuestro formato de acta. Y si lo que toca es un documento de alcance, se redacta a partir de las notas de la llamada de análisis.
Se revisa y se envía
Una persona lo revisa, corrige lo que haga falta y se envía el mismo día. Que es lo que hoy casi nunca pasa.
¿Cuántos acuerdos se pierden por no escribirlos?
Qué incluyen las actas automáticas con IA
Para que el acta deje de ser lo que se hace cuando hay tiempo.
Acta con vuestro formato
El que ya usáis, no una plantilla nueva.
Acuerdos separados de comentarios
Lo decidido en un sitio y lo que solo se habló en otro.
Responsable y fecha por tarea
Que es lo que convierte un acta en algo útil y no en un resumen.
Documentos de alcance
Redactados a partir de las notas de la llamada de análisis.
Enviada el mismo día
Antes de que a nadie se le olvide lo que se dijo.
Seguimiento de lo pendiente
Qué quedó abierto en la reunión anterior y si se ha cerrado.
Archivada con el proyecto
Junto al resto de la documentación, no en el correo de quien la escribió.
Aviso de tareas
A quien le toca, con lo que se comprometió.
Puesta en marcha
Configuración con vuestro formato de acta y vuestro circuito de aprobación.
Con qué sistemas se conectan las actas automáticas
Preguntas frecuentes sobre las actas automáticas con IA
¿Hay que avisar de que se graba?
Sí, siempre. Es un requisito legal y además es lo razonable con quien está al otro lado.
¿Distingue un acuerdo de un comentario?
Es justo lo que hace. Un resumen de todo lo que se dijo no sirve para nada; un acta con lo acordado, sí.
¿Se envía sin que nadie la lea?
No lo recomendamos. Una persona revisa y corrige antes de enviar, que además lleva dos minutos.
¿Funciona con reuniones presenciales?
Si se graban, sí. En una sala con varias personas hablando a la vez el resultado es peor que en una videollamada.
¿Y las reuniones en varios idiomas?
Se maneja, aunque el resultado es mejor cuanto más limpia sea la grabación.
¿Dónde se guardan las grabaciones?
En vuestro propio entorno, con vuestra política de conservación.